メール誤送信…減らしたいなら抜本的に見直そう！

メール誤送信…古くて新しい永遠の課題。つい最近も、顧問契約していただいている会社でメール誤送信（セキュリティ・インシデント）が発生。

その時、社内に向けたマネジメントからのメッセージは…主に以下のような内容。

① 当本部内で情報セキュリティ事故（メール誤送信）が発生、今期〇回目
② お客様の信頼を失うのは一瞬
③ ヒューマンエラーを出さないように、より慎重に緊張感をもって対応を
④ 悪い出来事ほど、迅速な報告を
⑤ 誤送信対策のプラグインが稼働しているかを確認せよ

なるほど…でも、どことなく違和感を覚えざるを得ない！　なぜか？

②③のような精神論を繰り返しても誤送信は防げない！　人の意識を変えるのは本当に難しいので、言い続けることは必要なのだが…。
④は従業員に求める前に、今一度職場の雰囲気を見直し、報告しやすい雰囲気を醸成していく努力が必要なのでは。
⑤のようなプラグインは注意を喚起するだけで誤送信は防げない！　例えば、宛先の二重チェックを行ったとしても、いずれ慣れたら素通り。最後に「送信」を押すのは〝人〟。

つまり、繰り返し発生している①を真摯に受け止め、ルール面とIT面の双方から、抜本的な仕組みの見直しが必要ということではないか。

例えば、メールはなくせないけど、利用場面を少なくしてリスクを減らすことはできる。

クラウドストレージを利用。クラウドストレージにファイルを置いてアクセス権を正しく設定することでメール誤送信が発生しても第三者の閲覧を防ぐことができる。送信側・受信側ともに手間は増えるが、格段にセキュリティは向上する。
チャットツールを活用。Slack、Teams、ZOOM、Line-worksなどのチャットツールを利用。社内はメールをやめチャットツールに。また特にプロジェクトの場合には、メンバ（社内外含む）だけのグループ（チーム）を作成すれば、メッセージやファイル添付などもチーム（メンバ）内に限定されるので安心。なによりメールに比べて格段に使い勝手がいい。

最近では①②ともに随分利活用がすすんでいるが、冒頭の組織ではいずれも未導入。ということは、なにかメールから脱却できない理由があるのか？　阻害要因を突き詰めてみると…、「予算の問題」「慣習の問題」「親会社方針の問題」…なんともはや。。。それが理由なのか？。。。でも実は真の理由はここにあり！　とても根深い問題！　

そ、抜本的に見直すべきは組織風土！

（おまけ）

メールにファイルを添付する場合、PPAP（「Password付きZIPファイルを送ります、Passwordを送ります、Angoka（暗号化）Protocol（プロトコル）」の略号）が慣習として一般的。